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Startseite » Software » HV-Office: Die Details des Hausverwaltungssystems

HV - Office die Details


HV-Office, das Softwarepaket für kaufmännische Immobilienverwaltung, wurde bereits 1985 zusammen mit einer Gruppe von Hausverwaltern entwickelt und seitdem in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern aus der Praxis ständig aktualisiert und erweitert. Aufgrund der langjährigen Erfahrung und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist mit HV-Office ein ausgereiftes und kundenorientiertes Programm entstanden, welches vergleichbaren Programmen stark überlegen ist.

Die Verwaltung eigener und fremder Immobilien zeigt uns Probleme und Anforderungen des Verwalteralltages sehr gut. Daher können wir Sie auch rundum kompetent betreuen.

Jeder fängt mal klein an. Darauf nehmen wir mit unserer Preisgestaltung Rücksicht. Sie können bereits mit wenigen hundert Euro beginnen und mit Wachstum Ihres Bestandes jederzeit aufstocken.

Der Leistungsumfang von HVOffice
Neben Grundfunktionen wie Stammdatenhaltung, Zahlungsverkehr, Buchungswesen, Abrechnung, WPL usw. bietet HV-Office mehrere nützliche Zusatzfunktionen an.

Adressverwaltung, Büroorganisation und Datensicherung

Die Adressen aller Eigentümer, Mieter, Handwerker etc. werden zentral gespeichert. Jede Adresse existiert nur einmal in der EDV und kann für verschiedene Zwecke aufgerufen und verwendet werden.

Die Anbindung an Microsoft Word, Excel und Outlook ermöglicht die einfache Integration von HV-Office in die vorhandene Büroumgebung. Die Korrespondenz per Brief / Fax / Email ist damit effizient und komfortabel.

Die Datensicherung erfolgt schnell und bequem mit der fest eingebauten ZIP-Sicherung. Dazu sind kein besonderes Know How oder weitere Ausstattung erforderlich.

Stammdatenanlage und -details

Für die Objekt-Neuanlage stehen Kontenplan-Vorlagen zur Verfügung. Damit existiert ein ausbaufähiges System für unterschiedliche Objekt-Typen zur Verfügung.

Ergänzend zu den Standard-Verteilerschlüsseln aus der Vorlage können für jedes Objekt beliebig viele Sonderschlüssel für Abrechnung und WPL angelegt werden.

Die Anteile einer Einheit können sich innerhalb des Jahres ändern (z.B. Personen). Dies wird vor der Abrechnung klar lesbar dokumentiert und auf den Tag genau berechnet.

Ein Sperrkontensystem erlaubt es Ihnen, gezielt einzelne Einheiten von bestimmten Kosten auszuschließen: "Einheit x zahlt keine Kabelgebühren" oder "für Einheit y zahlt der Vermieter die Grundsteuer".

Mehrere Zähler (Wasser-, Wärme- o.a.) pro Einheit sind möglich. Für die Zählerablesung werden von HV-Office Ableselisten erstellt.


Kosteneinstellungen und Kontrolle der Zahlungen

Miete und Betriebskosten können sich aus beliebig vielen Einzelpositionen zusammensetzen. Für jede Kostenart wird ein eigenes Vorauszahlungskonto angelegt.

Detaillierter Soll / Ist-Vergleich funktioniert ohne monatliche Sollstellung. Sogar nachträgliche und rückwirkende Kostenänderungen werden beim nächsten Soll / Ist-Vergleich korrekt berücksichtigt.

Außerordentliche Forderungen werden im System mitgeführt und beim Soll/Ist-Vergleich auf Wunsch einbezogen.

Das Mahnwesen ist für jedes Objekt einstellbar und wird über Word-Serienbriefe abgewickelt.

Mit HV-Office können umfangreiche Listen-Auswertungen vorgenommen werden, wahlweise auf Bildschirm, Drucker, Excel oder als PDF-Datei.


Abrechnung und Wirtschaftsplan

Jedes Objekt und Wirtschaftsjahr kann bezüglich der Kostenverteilung separat eingestellt werden. Bei „mehrhäusigen" Anlagen ist wahlweise gesamt- oder hausbezogene Verteilung möglich.

Eine getrennte Einstellung der Kostenverteilung für WEG- und BK-Abrechnung im gemeinsamen Kontenplan ist vorgesehen.

Die MwSt.-Behandlung ist für jede Einheit separat einstellbar. Damit ist die Abrechnung gemischt genutzter Objekte einfach. 3 Varianten sind vorgesehen: a) Brutto für Netto b) mit Vorsteuerausweis c) Netto-Plus-MwSt.


Buchungswesen


Selbst ausgelöste Zahlungen wie HG/Miet/BK-Einzug, Einzel-Überweisungen, Lastschriften und Daueraufträge werden auf Abruf als Stapel gebucht.

Mehrere Mietobjekte können über ein gemeinsames Bankkonto abgewickelt werden. Beim Buchen wird der aktuelle Gesamtsaldo des Bankkontos angezeigt.

Das Buchen ist in mehreren Wirtschaftsjahren gleichzeitig möglich. Die Jahresabgrenzungen können nach dem Jahreswechsel in einem Arbeitsvorgang gleich in das Vorjahr durchgebucht werden.

Buchungen können nachträglich geändert oder umkontiert werden, um Storno- und Umbuchungen zu vermeiden.

Eingelesene Kontoauszüge werden durch die Autobuchung verarbeitet.


Schnittstellen nach Außen


Der Zahlungsverkehr kann elektronisch per Bank-Diskette oder via Internet abgewickelt werden (Daueraufträge eingeschlossen). Diese Zahlungen werden automatisch gebucht. Das Einlesen der Kontoauszüge und automatisches Abbuchen ist Standard.

Der Datenaustausch mit Heizkostenabrechnern und das Einlesen der Abrechnungsergebnisse per Diskette oder per Internet ist fest eingebaut.

Eine einstellbare Übergabe der HV-Buchungen an eine externe Buchhaltung (z.B. Datev) ist als Option verfügbar.

Sämtlicher Schriftverkehr (Briefe, Einladungen etc.) kann wie gewohnt über Word abgewickelt werden.

Die gesamte Abrechnung und der WPL werden zur Kontrolle und als Gesamtübersicht in Excel erstellt. Auch Listen und Auswertungen können auf Wunsch in Excel erstellt werden. Die Anbindung von Outlook und Outlook Express erlauben Emails direkt aus der Adressverwaltung.

Die PDF Funktion ermöglicht das Erstellen von HV-Office Dateien im PDF-Format. Somit können Dateien sicher und einfach per E-Mail versandt werden. Zudem ist damit der Aufbau eines elektronischen Archivs pro Objekt/WJ möglich. Dieses Archiv ist nahezu überall mit dem Adobe Acrobat Reader lesbar und erlaubt auch nachträgliche, originale Wiederholdrücke einzelner Listen, Abrechnungen oder WPL aus vergangenen Jahren

Die Datenkarte von HV Office
Die Daten sind in einer relationalen Datenbank strukturiert. Die Bedienerfenster folgen dieser Struktur so dass Sie immer die Übersicht behalten.

HV Office Datenlandkarte

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